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Autores: Alexsandra Gomes do
Nascimento
Joelda Dantas
Francisco Nilson da Silva
Edimar Alves Barbosa
1. O
Programa 5S
Originalmente, o Programa 5S ou simplesmente
5S,
teve início
no Japão, após a II Guerra Mundial, sob a influência dos professores William
Edwards Deming (EUA) e Kaoru Ishikawa (Japão). Ele é um conjunto de conceitos simples que, ao
serem praticados, são capazes de modificar o humor, o ambiente de trabalho, a
maneira de conduzir atividades rotineiras e as atitudes dos colaboradores. O
termo “5S” é derivado de cinco palavras japonesas, todas iniciadas com a letra
“S”. O termo “Senso de” significa "exercitar a capacidade de apreciar,
julgar e entender". Significa ainda, a “aplicação correta da razão para
julgar ou raciocinar em cada caso particular”. Conhecendo-se o significado de
cada “S”, pode-se avaliar melhor a razão do uso desse termo auxiliar. As cinco
palavras japonesas que começam com a letra “S” e que formam o Programa 5S, são:
Seiri (utilização), Seiton (organização), Seisou (limpeza), Seiketsu (saúde), Shitsuke
(autodisciplina).
1.1 Objetivos do Programa 5S
O Programa 5S foi
desenvolvido com o objetivo de transformar o ambiente das empresas e a atitude
das pessoas, melhorando a qualidade de vida dos seus colaboradores
(funcionários), diminuindo desperdícios, reduzindo custos e aumentando a
produtividade. A motivação coletiva é um conceito chave neste sistema. Motivar
as pessoas para a ação, para agir com entusiasmo e para comprometer-se dando o
melhor de si, são requisitos fundamentais desse sistema (LAPA, 1997).
1.2 Metas do Programa 5S
As metas principais do
programa são: satisfação do cliente, qualidade, segurança, motivação e a
economia de recursos escassos. De acordo com Campos (1994), o 5S promove o
aculturamento das pessoas a um ambiente de economia, organização, limpeza,
higiene e disciplina, fatores fundamentais à elevada produtividade.
1.3 Os 5
Sensos tradicionais
Constituído de um conjunto de cinco conceitos
simples que, ao serem praticados, são capazes de modificar o ambiente de
trabalho e a maneira de conduzir as atividades rotineiras. O significado dos
S’s está descrito de forma resumida na Tabela 1, a seguir:
|
S’s
|
JAPONÊS
|
PORTUGUÊS
|
|
1º S
|
SEIRI - Descarte
(separar o necessário do desnecessário)
|
Senso de
|
Utilização, Ordenação
|
|
Classificação ou Seleção
|
|
2º S
|
SEITON – Organização
(colocar cada coisa em seu devido
trabalho)
|
Sistematização, Organização
|
|
3º S
|
SEISOU - Limpeza
(Limpar e cuidar do ambiente de
trabalho)
|
Limpeza, Zelo
|
|
4º S
|
SEIKETSU- Saúde
(Tornar saudável o ambiente de trabalho)
|
Higiene, Saúde, Integridade
|
|
5º S
|
SHITSUKE - Disciplina: rotinizar e
padronizar a aplicação dos “S” anteriores.
|
Autodisciplina, Educação
|
|
Compromisso
|
Tabela 1 - O significado de cada
Senso
1.3.1 Descrição sumária de cada
Senso
- 1º S: Seiri (Senso do Descarte) - A palavra Seiri quer dizer “classificar as coisas
de acordo com o uso (você precisa ou não, deles?), e separar o que você não
precisa do que se precisa”. As duas palavras chave são “classificar” e
“separar”. Muitas pessoas guardam coisas obsoletas, pois imaginam que
provavelmente precisarão um dia. Seiri é a arte de jogar fora. O senso de
Descate, segundo Silva (1996) e Prazeres (1997), favorece a eliminação do
desperdício de inteligência, tempo e matéria-prima. Significa usar os recursos
disponíveis, com bom senso e equilíbrio, evitando desatualizações e carências.
Todos os funcionários devem identificar e manter no seu lugar os itens
verdadeiramente úteis ao seu serviço. Ribeiro (1994), assim como Osada (1992),
denominam este primeiro senso, “senso de descarte”, enfatizando o objetivo de
separar as coisas necessárias das desnecessárias a partir de critérios de
estratificação, classificando os objetos segundo a ordem de importância;
- 2º S: Seiton (Senso da Organização) - Pode ser interpretado como “organizando de maneira
que as coisas possam ser acessadas e utilizadas o mais rápido possível”. Claro
que temos que fixar padrões que nos definam “o mais rápido possível”. Segundo o
SEBRAE (2000), esta fase tem como lema: “Um lugar para cada coisa, cada
coisa no seu lugar”. De acordo com Osada (1992), este Senso trata de “...
colocar as coisas nos lugares certos ou dispostas de forma correta para que
possam ser usadas prontamente. É uma forma de acabar com a procura de objetos”.
Ele enfatiza o gerenciamento funcional e permite que se encontre o que se
precisa quando se quer. Busca formular regras claras que governem a
estratificação, permitindo um layout flexível que possa ser alterado, de
maneira a impedir a formação de labirintos e aumentar a eficiência da
organização;
- 3º S: Seiso (Senso da Limpeza) - O Senso de Limpeza, de acordo com (SILVA, 1996;
PRAZERES, 1994; OSADA, 1992 e RIBEIRO, 1994), pode ser definido como a
eliminação da sujeira sob todos os aspectos, incluindo a boa preservação dos
equipamentos, ambiente de trabalho limpo, com agradável sensação de bem-estar e
eliminação de estoques desnecessários. Pode ser feita pelos próprios
funcionários, cada um tornando-se responsável pela manutenção de seu espaço. A
limpeza é considerada uma oportunidade para o monitoramento, inspeção ou reconhecimento
do local de trabalho, permitindo descobrir e atacar as causas da sujeira e
facilitando, desta forma, a criação de um ambiente impecável;
- 4º S: Seiketsu (Senso da Saúde) - O quarto senso é denominado de formas diferentes
segundo os diversos autores citados: senso da saúde, higiene ou padronização.
Silva (1996) considera que este se refere ao estágio alcançado com a prática
dos três sensos anteriores, acrescido de hábitos rotineiros de higiene,
segurança no trabalho e saúde mental. Segundo ele, excesso de materiais, má
ordenação e sujeira são, reconhecidamente, causas de acidentes de trabalho e
estresse. Combater essas causas já significa grande iniciativa para conservar a
vida da empresa e dos empregados em boas condições. Para Ribeiro (1994), o seiketsu
é traduzido como asseio, o que implica conservar a higiene, sem descuidar os
estágios de organização, ordem e limpeza alcançados, padronizando hábitos,
normas e procedimentos. Já para Osada (1992), este quarto senso consiste na
padronização, objetivando manter a organização e a limpeza contínua e
constante. Enfatiza o gerenciamento visual, a manutenção das condições-padrão,
permitindo agir com rapidez;
- 5º S:
Shitsuke (Senso da Disciplina) - Segundo
SILVA, 1996; RIBEIRO, 1994 e OSADA, 1992, este senso, procura a manutenção da
nova ordem estabelecida. Implica cumprir rigorosamente as normas e tudo aquilo
que for decidido pelo grupo. Considera-se a disciplina como um sinal de
respeito aos outros. À medida que as pessoas se mantêm comprometidas com o fiel
cumprimento dos padrões técnicos e éticos, é produzida uma evidente melhoria
individual e organizacional. Este último senso prega a luta permanente para
manter e melhorar os quatro sensos anteriores e a capacidade de fazer as coisas
como devem ser feitas, demonstrando como, em definitivo, os cinco sensos estão
interligados
2. A Prática
do Programa 5S
Aparentemente o “5S” é um programa fácil de se
compreender e, até certo ponto, de se praticar. Ele apresenta algumas vantagens
quando de sua prática, pois evidencia lideranças, envolve todos da organização
(de todos os setores) e se baseia na educação, treinamento e na prática efetiva
do trabalho em equipe, levando a empresa a ganhos substanciais de qualidade e
produtividade, e ainda, à melhoria da moral de seus colaboradores. Diz-se que praticar o “5S”, é praticar “bons
hábitos” ou “bom senso”. Apesar da simplicidade dos conceitos e da facilidade
de aplicação na prática, a sua implantação efetiva não constitui uma tarefa
simples. Isto porque a essência dos conceitos é a promoção de mudança de
atitudes e hábitos das pessoas. Hábitos e atitudes essas, construídos e
incorporados pela convivência e experiência dessas pessoas ao longo de suas
vidas. É preciso dar suporte àqueles que estão
conseguindo “romper” e ajudar àqueles que não o fizeram, para que possam seguir
a mesma direção dos outros. Este rompimento precisa ser espontâneo para que
tenha condições de se perpetuar, removendo de forma definitiva, velhos hábitos
e atitudes e substituindo-os por outros.
Para Andrade (2002), a prática destes conceitos de
maneira forçada pode promover uma mudança apenas aparente. Portanto, a
implantação do “5S” precisa ser sistematizada e planejada em todos os passos,
se quisermos garantir a longevidade da mudança incorporada pela adoção daqueles
conceitos simples. Quanto maior e mais complexa a organização, maior será a
necessidade desta estruturação e mais detalhada ela deverá ser
2.1 A Implantação do Programa 5S
Segundo
Andrade (2002), o processo de implantação do “Programa 5S” deve ser iniciado de
cima para baixo, ou seja, a decisão pela adoção do programa deve ser primeiro
da alta direção. Em seguida, deve-se definir um gestor do processo, que
coordenará todo processo de implantação do referido programa. Nas etapas subseqüentes
deverá ter: treinamento (simples, com exemplos práticos e num enfoque
sistêmico); desenvolvimento de um plano de trabalho (objetivos, etapas de
implantação, responsabilidades e promoção); formação de um comitê (que possa
garantir o apoio ao programa), realização de um momento ou momentos planejados
para aplicação dos primeiros sensos (utilização, ordenação e limpeza);
sensibilização e execução das ações.
O
método de implantação do Programa 5S tem como objetivos: - Segurança: com um
padrão adequado de organização e limpeza do local de trabalho, reduzem-se os
índices e as possibilidades de acidentes das pessoas; - Eficiência: o uso
correto das ferramentas, máquinas, equipamentos, do ambiente e dos materiais
envolvidos no processo de trabalho, bem como o cuidado com a manutenção dos
mesmos, possibilita melhor desenvolvimento do processo de trabalho (uso dos
meios corretamente); - Qualidade: sujeira e falta de manutenção de equipamentos
e ambientes, são obstáculos, principalmente para os processos cujos produtos
dependem da aplicação dos sensos para manutenção da qualidade; - Solução de
problemas e avarias; - Promoção e estímulo à motivação: no processo e
metodologia de implantação e manutenção com participação e trabalho em equipe;
- Redução de custos: eliminação de desperdícios de tempo, de material, de
retrabalhos e outros, com certeza reduz os custos; - Melhoria da imagem da
empresa; - Maior qualidade de vida no trabalho para as pessoas; - Base cultural
e educacional para melhorias; - Mobilização; - Higiene no processo e garantia
de qualidade do produto.
Concluído todo o
processo de implantação o programa requer uma fase de manutenção, como forma de
não haver retrocessos nas ações, além da garantia da aplicação dos sensos, e
diretamente, os sensos de saúde e auto-disciplina. Já na fase de manutenção,
devem ser formados auditores que terão como responsabilidade a avaliação da
aplicação dos sensos do 5S, com devida divulgação dos resultados obtidos, bem
como realização de ações de melhoria.
2.2 Benefícios
pela implantação
- Racionalização
de processos;
- Promoção
do bem estar do ser humano;
- Ambiente
propício para implantar o sistema da qualidade;
- Promoção
do trabalho em equipe;
- Melhoria
do relacionamento entre as pessoas;
- Aumento da
produtividade.
2.3 Os ganhos advindos da implantação
O maior ganho que o 5S proporciona é a mudança de
comportamento das pessoas e do ambiente da empresa. Economia, organização,
limpeza, higiene e disciplina tornam-se palavras comuns - e praticadas - por
todos. Estes fatores são fundamentais para elevar e garantir a produtividade.
Além disso, implantar o 5S é uma boa maneira de melhorar o seu Gerenciamento da
Rotina e ter resultados cada vez melhores. Sem falar no ganho social da
empresa, com a prática da coleta seletiva.
2.4 Como implantar e envolver os Colaboradores
Antes de começar a implantação, deve-se fazer algumas
considerações:
- Tomar como referência a realidade atual;
- Trabalhar inicialmente com as pessoas dispostas;
- Escolher os facilitadores.
Deve-se preparar um treinamento que envolva todos os
funcionários para a primeira mobilização. Com certeza, nem todos darão uma
resposta positiva imediata. Por isso, os facilitadores e outros funcionários
que aderirem ao Programa terão papel fundamental para disseminar a idéia dentro
da empresa. Depois, é hora de definir e registrar itens de controle para que o
resultado possa ser medido.
2.4.1
A Importância do Facilitador no Programa 5S
Para uma pessoa ser o facilitador do Programa 5S de
uma organização, ela precisa possuir algumas características, tais como:
- Ser
comprometida com o trabalho e com a empresa;
- Ser
dinâmica;
- Ter
liderança;
- Ter boa
fluência verbal;
- Estabelecer
boas relações sociais com os outros funcionários;
- Ter
disponibilidade de tempo;
- Acreditar
na filosofia do Programa 5S e dar exemplo.
3. O Programa 5S e a Gestão da
Qualidade Total
Antes
que se ouvisse falar em 5S e qualidade total, implicitamente as empresas já
praticavam o programa (parte dele), quando mudavam os departamentos de local e/ou
em dias de inspeção, obrigavam todos a se livrarem do desnecessário e
organizarem tudo, ou ainda, quando procuravam estruturar seus documentos para
que as informações fossem dispostas da forma mais clara possível, o que
constituía alguns dos pressupostos do 5S, como, por exemplo, o senso de
utilização e o senso de higiene. Porém, as empresas tomavam estes atos como
obrigação, e não os viam como benefício, e como poderiam se tornar em um
“diferencial competitivo”. Segundo Gomes et al (1998), usar o 5S como arcabouço
para os “Processos de Gestão da Qualidade”, em específico a Gestão da Qualidade
Total, tem sido de grande auxilio para o sucesso destes projetos. Pois, o 5S
molda a organização, gerando um ambiente favorável a esses processos,
conseguindo o comprometimento de todos na jornada da qualidade e estruturando a
mesma para partir em busca de sua “excelência”.
A
aplicação da Gestão da Qualidade Total em organizações envolve uma mudança de
cultura organizacional e o desenvolvimento de uma consciência voltada para as
perspectivas do cliente. A cultura organizacional “é o conjunto de pressupostos
básicos que um grupo inventou, descobriu ou desenvolveu ao aprender lidar com
os problemas de adaptação externa e integração interna e que funcionam bem o
suficiente para serem considerados válidos e ensinados a novos membros como
forma correta de perceber, pensar e sentir, em relação a esses problemas”
(SHEIN apud FLEURY, 1990, p.11).
O 5S aplicado de
forma correta é capaz de alterar este sistema de valores, cunhado pelas
relações dos indivíduos no grupo, pois constitui na organização um ambiente de trabalho
agradável. Não apenas a parte física é alterada e melhorada continuamente, mas
também a prática dos “bons hábitos” na realização das tarefas e nos
relacionamentos intra e interpessoais é mantida e/ou adotada. Com seus passos
simples, envolvendo todos da organização, e com resultados facilmente
mensuráveis, trazendo benefícios para todos, tanto na vida pessoal e
profissional quanto para empresa, o 5S é sem dúvida uma ferramenta importante
para conseguir o comprometimento de todos, o que é crucial para efetivação de
qualquer processo de mudança.
4. O Programa 5S com 9 Sensos
Para se
trabalhar com o 9S’s, faz-se necessário evidenciar, em primeiro lugar o
surgimento do Programa 5S. Segundo Godoy & Matos (2000), na concepção de
Takashi Osada, todas as empresas que desejam melhorias de qualidade têm que
começar pelos aspectos básicos, ou seja, inicialmente pelos 5S e, a partir daí,
mantendo-se a mesma denominação, acrescentarem-se os 4 outros novos sensos.
4.1 Os Quatro novos Sensos
Em
função de atender as demandas de empresas e de profissionais, ampliou-se o
conceito original do Programa 5S, implementando-se quatro novos conceitos
(Sensos), mantendo-se a nomenclatura original (Programa 5S). A terminologia e o
respectivo significado de cada um dos quatro novos Sensos são apresentados a seguir:
- 6 S: SHUKAN (Senso de Firmeza) - Trata da questão de
repetir bons
hábitos. Relaciona-se com a persistência que deve nortear a prática de hábitos;
- 7 S:
SEKININ (Senso de Dedicação) –
Trata da determinação e união, que requer a participação da alta direção em
parceria com a união de todos os colaboradores. O fator de sucesso é o exemplo
que vem de cima e a motivação, liderança e comunicação são as chaves deste
senso;
- 8 S: SHITSUKOKU (Senso de Relato com ênfase) - Pode
transformar valores;
- 9 S: SETSUYAKO (Senso de
Ação simultânea) - Trata da necessidade de Economia e
do combate aos desperdícios, realizados por todos. O significado dos “9S”
encontra-se descrito de forma resumida na tabela 2, a seguir:
|
Senso
|
Em Japonês
|
Significado (em Português)
|
|
1º S
|
SEIRI
|
Senso de Descarte
|
|
2º S
|
SEITON
|
Senso de Organização
|
|
3º S
|
SEISOU
|
Senso de Limpeza
|
|
4º S
|
SEIKETSU
|
Senso de Saúde
|
|
5º S
|
SHITSUKE
|
Senso de Autodisciplina
|
|
6º S
|
SHUKAN
|
Senso de Firmeza
|
|
7º S
|
SEKININ
|
Senso de Determinação
|
|
8º S
|
SHITSUKOKU
|
Senso de Relato com ênfase
|
|
9º S
|
SETSUYAKO
|
Senso de Ação simultânea
|
|
Fonte: Lapa, 2000
|
Tabela 2 – A nova versão do
5S (Os 9
Sensos)
Segundo
a EBCT/PR (2002), “O Programa 5S, com os quatro novos sensos, é uma completa
metodologia de gestão de recursos humanos e materiais, baseada totalmente na
educação, treinamento, qualificação profissional e principalmente na capacidade
intelectual e criativa do povo brasileiro”.
4.1.1 Objetivos dos quatro novos Sensos
Os
principais objetivos estabelecidos para o uso pelas empresas do Programa 5S,
com 9 Sensos, são:
- Melhoria no ambiente de
trabalho;
- Mudança comportamental
voltada para um ambiente de motivação;
- Prevenção de acidentes;
- Conservação de energia;
- Melhoria na colaboração
dentro da organização;
- Redução do absenteísmo;
- Melhoria da qualidade de
vida;
- Aumento da
produtividade;
- Combate efetivo aos
desperdícios e Otimização dos recursos.
5. Conclusão
Como
forma de garantir suas sobrevivências e as suas posições, as empresas passaram
a investir pesadamente no desenvolvimento de novas ferramentas gerenciais, num
período em que o homem é visto como ser
“importante” e encarado como capital da empresa. Foi nesse contexto que o
ajuste de Programas como o 5S inicialmente, o 5S + 3 Sensos e, atualmente, o 5S
+ 4 Sensos, estão sendo utilizados como ferramentas capazes de promover a
diferença no atendimento das reais necessidades das organizações.
O emprego da nova
versão do Programa 5S, como ponto de partida para implantação
ou manutenção de Sistemas de Qualidade Total em Processos de Gestão da Qualidade, em específico da Gestão da Qualidade
Total nas organizações, parece ser uma excelente opção para o sucesso do
investimento, na medida em que a prática do Programa 5S + 4 Sensos (novos), molda
a organização, de forma a gerar um ambiente favorável a esses processos, fazendo
com que haja o comprometimento de todos os envolvidos na jornada da qualidade e
estruturando as empresas para, a partir daí, saírem em busca de suas
“excelências”.
São
iniciativas como essas que traduzem oportunidades, benefícios que tornam os
profissionais mais envolvidos com a empresa, e que, sem dúvida, geram dedicação
e, conseqüentemente produtividade, criatividade e interesse pelo constante
crescimento da empresa.
Afinal,
como enfatiza Palanidi (2000), a
necessidade pela qualidade de produtos e serviços, decorrente quase sempre do aumento
de concorrências de várias naturezas, motivou uma transformação radical no
cenário. O autor sintetiza, portanto, todo o processo de mudança necessária nas
empresas em época de concorrência acirrada com uma tecnologia avançada que
pressupõe a implementação de novos métodos de trabalho e gestão empresarial
para garantir-se a estabilidade das empresas num mercado cada vez mais
globalizado.
Referências
ANDRADE, P. H.
S. O Impacto do programa 5S na
implantação e manutenção de sistemas da qualidade. Dissertação apresentada
ao Programa de Pós-graduação em Engenharia de Produção da Universidade Federal
de Santa Catarina. 2002.
CALEGARE, A. J. de A. Os mandamentos da Qualidade
Total. 3. ed. Barueri: Inter-Qual International Quality Systems,
1999.
CAMPOS,
V. F. TQC: gerenciamento da rotina de
trabalho do dia-a-dia. Belo Horizonte: Fundação Christiano Ottoni, p.
274,1994.
EBCT/PR. APOSTILA. Programa
Selando a Qualidade Treinamento 9S. Curitiba: EBCT, 2002.
GODOY, Maria Helena Pádua Coelho de; MATOS, Kristiane Kessler de. Trabalhando com o 5S. Belo
Horizonte: Editora de Desenvolvimento Gerencial, 2000.
LAPA, R. Praticando os 5 S,
Qualitymark Editora, São Paulo, 1997.
OSADA,
T. Housekeeping, 5S’s: seiri, seiton,
seiso, seiketsu, shitsuke. São Paulo: IMAM, p.212, 1992.
PALADINI, E. P. Gestão
da qualidade: teoria e prática.
São Paulo: Atlas, 2000.
RIBEIRO, H. 5S: um roteiro para uma implantação bem
sucedida. Salvador: Quality House, p.79, 1994.
SEBRAE. D-Olho na qualidade. São Paulo,
2000.
SILVA,
J. M. O ambiente da qualidade na prática
- 5S. 3. ed. Belo Horizonte: Fundação Christiano Ottoni, p. 260, 1996.
