PDCA, um
método de melhoria contínua
O Ciclo PDCA é um método de interativo de negócio focado na
melhoria contínua. Ele enfatiza e demonstra em 4 passos que os programas
de melhoria devem começar com um planejamento cuidadoso, resultar em uma ação
eficaz, e mover-se novamente para um planejamento cuidadoso, em um ciclo
contínuo.
PDCA,
um método de melhoria contínua :: Fonte: FreeDigitalPhotos.net
O PDCA partiu de um sistema inicialmente desenvolvido por Walter
Shewhart, um pioneiro estatístico responsável pelo desenvolvimento de controle
de processos estatístico no “Bell Laboratories”, Estados Unidos em 1930. O
sistema conhecido como o ‘Ciclo Shewhart’ era composto por três passos
(Especificação, Produção e Inspeção) girando constantemente. Em 1951, W.
Edwards Deming promoveu a evolução do ciclo de Shewart percebendo a necessidade
de inserir mais um passo, criando assim a ‘Roda de Deming’. Ela era composta de
4 passos girando em um ciclo contínuo: Especificação, Produção, Colocar no
Mercado, Reprojetar.
Em 1951, executivos japoneses fizeram uma correlação da Roda de
Deming com 4 passos básicos: Planejar, Fazer, Checar e Agir. Desta forma, foi
criado o ciclo PDCA, cujo nome representa as iniciais de cada etapa.
Ilustração
do ciclo PDCA :: Fonte: commons.wikmedia.org, author Karn-B -
Karn G. Bulsuk
Plan
(Planejar)
É o primeiro ciclo do processo com foco no planejamento. Neste
passo, parte-se do princípio que para melhorar algo, é preciso saber o que está
acontecendo de errado e levantar ideias para resolver os problemas. Assim,
é preciso reunir um time diversificado de pessoas para alavancar o maior número
de questões possíveis sobre o problema e assim identificar as soluções que
poderão compor um plano de ação. Veja algumas perguntas a serem respondidas
para que possamos realizar um bom planejamento:
§ Quais
são os problema?
§ Quais
os processos estão relacionados a este problema?
§ Quais
informações e dados estão disponíveis sobre este problema?
§ Quais
são as ferramentas de controle utilizadas?
§ Qual
o padrão que está estabelecido e qual o novo padrão?
§ Quais
são os objetivos e as metas que devem ser atingidos?
§ Quais
métodos permitirão que as metas sejam atingidas ?
§ Em
quanto tempo as metas deverão ser atingidas?
§ Quais
cursos e treinamentos serão necessários?
Metas para manter e Metas para melhorar.
O título é auto-explicativo, é necessário levantar quais são as
metas para os diferentes processos. Nem sempre é possível melhorar a
performance em todas as tarefas e justamente por isso que é prudente levantar
quais são os indicadores que deverão manter a performance e quais são os
indicadores que devem melhorar para que ocorra a melhoria no processo.
Do (Fazer)
Após planejar, é hora de executar. É neste momento que o plano
de ação é colocado em prática. Para ter sucesso nesta etapa, é necessário que a
equipe tenha competência técnica e habilidade para executar as atividades que
compõem o plano. Caso haja dificuldade na execução das atividades. deve-se
partir para treinamentos e cursos a fim de promover a capacitação da equipe.
Check
(Checar e Verificar)
Nesta fase, você poderá medir a eficácia da “solução piloto” e
reunir as lições aprendidas avaliando o que pode melhorar. Dependendo do
sucesso das atividades planejadas e colocadas em práticas, do número de
melhorias identificadas e do alcance das ações, é possível repetir o “fazer” e
verificar as outras fases incorporando melhorias adicionais. Uma vez que
finalmente as pessoas estão convencidas de que os custos seriam superiores aos
benefícios de repetir os ciclos anteriores, então é o momento de passar para o
próximo passo.
Act (Agir)
Agora tem-se a solução completa implementada. No entanto, o uso
do PDCA não para por aí. É necessário atuar corretivamente sobre os
problemas apontados durante a implantação do PDCA e os dados levantados na fase
anterior serão utilizados para voltarmos a primeira etapa (Planejar) de forma a
reiniciar todo o ciclo. O novo planejamento é o indício de que o processo de
melhoria contínua está em movimento.
Cuidados na
implantação do PDCA.
O PDCA é uma ferramenta que contribui muito para o processo de
melhoria contínua, entretanto é importante ter a ciência de que:
§ Deve-ser
ter disciplina em todas a etapas. Não comece a fazer sem planejar e não comece
a checar sem fazer, respectivamente;
§ Defina
claramente as metas e os processos que serão necessários para alcançá-las;
§ Prepare
as pessoas envolvidas;
§ Não
pare após o primeiro ciclo.
Claramente, o uso do PDCA é mais lento e mais comedido do que
um simples “fazer”. Em situações de emergência de verdade, isto significa que
ele pode não ser adequado. No entanto, é fácil para as pessoas pensarem que as
situações são mais emergenciais do que na realidade elas realmente são. Por
isto deve-se sempre dar prioridade a um processo planejado e analisado.
Quando usar
o PDCA
O ciclo PDCA é uma maneira útil de prover soluções e controlar
processos. É particularmente eficaz para:
§ Ajudar
na implementação do Kaizen ou processos de melhoria contínua, quando o ciclo se
repete diversas vezes identificando e resolvendo novas melhorias.
§ Identificar
novas soluções e melhorias de processos que se repetem com frequência.
§ Explorar
uma série de possíveis soluções para um problema e tentar explorá-las de forma
controlada, antes de escolher uma para a plena implementação.
§ Evitar
o desperdício em grande escala de recursos oriundos com a implementação de uma
solução medíocre ou pobre.
Fonte: citisystems
