quinta-feira, 23 de agosto de 2012

PDCA, um método de melhoria contínua


PDCA, um método de melhoria contínua

O Ciclo PDCA é um método de interativo de negócio focado na melhoria contínua. Ele enfatiza e demonstra em 4 passos que os programas de melhoria devem começar com um planejamento cuidadoso, resultar em uma ação eficaz, e mover-se novamente para um planejamento cuidadoso, em um ciclo contínuo.
PDCA, um método de melhoria contínua :: Fonte: FreeDigitalPhotos.net
O PDCA partiu de um sistema inicialmente desenvolvido por Walter Shewhart, um pioneiro estatístico responsável pelo desenvolvimento de controle de processos estatístico no “Bell Laboratories”, Estados Unidos em 1930. O sistema conhecido como o ‘Ciclo Shewhart’ era composto por três passos (Especificação, Produção e Inspeção) girando constantemente.  Em 1951, W. Edwards Deming promoveu a evolução do ciclo de Shewart percebendo a necessidade de inserir mais um passo, criando assim a ‘Roda de Deming’. Ela era composta de 4 passos girando em um ciclo contínuo: Especificação, Produção, Colocar no Mercado, Reprojetar.
Em 1951, executivos japoneses fizeram uma correlação da Roda de Deming com 4 passos básicos: Planejar, Fazer, Checar e Agir. Desta forma, foi criado o ciclo PDCA, cujo nome representa as iniciais de cada etapa.
Ilustração do ciclo PDCA ::  Fonte: commons.wikmedia.org, author Karn-B - Karn G. Bulsuk

Plan (Planejar)

É o primeiro ciclo do processo com foco no planejamento. Neste passo, parte-se do princípio que para melhorar algo, é preciso saber o que está acontecendo de errado e levantar ideias para resolver os problemas. Assim, é preciso reunir um time diversificado de pessoas para alavancar o maior número de questões possíveis sobre o problema e assim identificar as soluções que poderão compor um plano de ação. Veja algumas perguntas a serem respondidas para que possamos realizar um bom planejamento:
§  Quais são os problema?
§  Quais os processos estão relacionados a este problema?
§  Quais informações e dados estão disponíveis sobre este problema?
§  Quais são as ferramentas de controle utilizadas?
§  Qual o padrão que está estabelecido e qual o novo padrão?
§  Quais são os objetivos e as metas que devem ser atingidos?
§  Quais métodos permitirão que as metas sejam atingidas ?
§  Em quanto tempo as metas deverão ser atingidas?
§  Quais cursos e treinamentos serão necessários?

Metas para manter e Metas para melhorar.

O título é auto-explicativo, é necessário levantar quais são as metas para os diferentes processos. Nem sempre é possível melhorar a performance em todas as tarefas e justamente por isso que é prudente levantar quais são os indicadores que deverão manter a performance e quais são os indicadores que devem melhorar para que ocorra a melhoria no processo.

Do (Fazer)

Após planejar, é hora de executar. É neste momento que o plano de ação é colocado em prática. Para ter sucesso nesta etapa, é necessário que a equipe tenha competência técnica e habilidade para executar as atividades que compõem o plano. Caso haja dificuldade na execução das atividades. deve-se partir para treinamentos e cursos a fim de promover a capacitação da equipe.

Check (Checar e Verificar)

Nesta fase, você poderá medir a eficácia da “solução piloto” e reunir as lições aprendidas avaliando o que pode melhorar. Dependendo do sucesso das atividades planejadas e colocadas em práticas, do número de melhorias identificadas e do alcance das ações, é possível repetir o “fazer” e verificar as outras fases incorporando melhorias adicionais. Uma vez que finalmente as pessoas estão convencidas de que os custos seriam superiores aos benefícios de repetir os ciclos anteriores, então é o momento de passar para o próximo passo.

Act (Agir)

Agora tem-se a solução completa implementada. No entanto, o uso do PDCA não para por aí. É necessário atuar corretivamente sobre os problemas apontados durante a implantação do PDCA e os dados levantados na fase anterior serão utilizados para voltarmos a primeira etapa (Planejar) de forma a reiniciar todo o ciclo. O novo planejamento é o indício de que o processo de melhoria contínua está em movimento.

Cuidados na implantação do PDCA.

O PDCA é uma ferramenta que contribui muito para o processo de melhoria contínua, entretanto é importante ter a ciência de que:
§  Deve-ser ter disciplina em todas a etapas. Não comece a fazer sem planejar e não comece a checar sem fazer, respectivamente;
§  Defina claramente as metas e os processos que serão necessários para alcançá-las;
§  Prepare as pessoas envolvidas;
§  Não pare após o primeiro ciclo.
Claramente, o uso do PDCA é mais lento e mais comedido do que um simples “fazer”. Em situações de emergência de verdade, isto significa que ele pode não ser adequado. No entanto, é fácil para as pessoas pensarem que as situações são mais emergenciais do que na realidade elas realmente são. Por isto deve-se sempre dar prioridade a um processo planejado e analisado. 

Quando usar o PDCA

O ciclo PDCA é uma maneira útil de prover soluções e controlar processos. É particularmente eficaz para:
§  Ajudar na implementação do Kaizen ou processos de melhoria contínua, quando o ciclo se repete diversas vezes identificando e resolvendo novas melhorias.
§  Identificar novas soluções e melhorias de processos que se repetem com frequência.
§  Explorar uma série de possíveis soluções para um problema e tentar explorá-las de forma controlada, antes de escolher uma para a plena implementação.
§  Evitar o desperdício em grande escala de recursos oriundos com a implementação de uma solução medíocre ou pobre.

Fonte: citisystems

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