RESUMO
O
atual cenário econômico faz com que as empresas tenham, cada vez mais, a
necessidade de criar novos meios de reduzir custos, pois esta é, na
maioria das vezes, a única forma de enfrentar a concorrência e se manter
no mercado. Neste contexto, o presente artigo desenvolve um estudo
sobre a importância do controle de custos para as organizações. Sendo
assim, inicialmente foi feita uma pesquisa bibliográfica, com o objetivo
de apresentar definições de gastos e algumas teorias sobre controle de
custos e um estudo para verificar o que as grandes empresas estão
fazendo em relação a este tema. Após, realizou-se uma pesquisa
exploratória em seis micro e pequenas empresas regionais e locais, onde
buscou saber o que essas empresas estão fazendo para reduzir custos.
Verificou-se que as grandes empresas têm metas de redução de custos e
nas empresas regionais e locais procura-se fazer controles pontuais, não
foi observada a existência de planejamento ou sistema de custos.
PALAVRAS-CHAVE: Controle de Custos. Concorrência. Sistema de custos.
1 INTRODUÇÃO
A
atual crise econômica vem trazendo mudanças gigantescas na forma das
organizações administrarem seus recursos, tendo em vista a necessidade
de cortes significativos para conseguirem se manter vivas no mercado.
Neste
contexto, fica cada vez mais evidente a importância do profissional
responsável pela administração financeira da empresa, sendo de grande
importância a gestão eficiente de recursos, de forma a dinamizar o
processo e evitar que a organização passe por turbulências, facilitando
sua solidificação na nova economia.
Para
facilitar a compreensão da importância do controle de custos para as
organizações, serão apresentados, inicialmente, alguns conceitos sobre
gastos, investimentos, custos, despesas, perdas e desperdícios. Logo
após, demonstra-se por que há necessidade de se promover o controle de
custos e quais benefícios este proporciona, assim como algumas falhas
que devem ser evitadas a fim de garantir o sucesso do programa
implantado. Também são apresentadas, neste artigo, medidas tomadas por
algumas grandes empresas brasileiras, que realizaram grandes projetos de
redução de custos para se manterem competitivas no mercado.
Por fim, para avaliar como as empresas regionais e locais estão se
comportando frente a este cenário, das quais os autores não tinham
autorização para publicação e divulgação de seus nomes, realizou-se uma
pesquisa em três pequenos supermercados da cidade de Francisco Beltrão,
duas microempresas da cidade de Renascença e uma cooperativa agrícola de
Abelardo Luz, com o objetivo de verificar quais medidas estão sendo
tomadas e quais os resultados obtidos.
2 REFERENCIAL TEÓRICO
Atualmente,
com as novas tecnologias e momentos de oscilações na economia, fica
cada vez mais clara a necessidade das organizações estarem atentas às
mudanças e preparadas para saber onde investir e reduzir custos para
melhorar seus resultados. É através de um bom entendimento
administrativo, do conhecimento na área financeira e nos conceitos
básicos relacionados ao controle de custos que a empresa poderá obter
bons resultados financeiros.
De acordo com Wernke (2004), os gastos de uma organização são os
sacrifícios financeiros, a entidade utiliza recursos ou assume uma
dívida, em troca da obtenção de algum bem ou serviço. Os gastos podem
ser classificados em desembolsos, investimentos, perdas, despesas,
desperdícios, custos e sucata.
Desembolso
consiste no pagamento dos bens ou serviços e são registrados no momento
da ocorrência, independente de sua realização ou quitação (BRUNI,
2007). Investimentos são os gastos aplicados com a expectativa de
beneficiar a empresa em períodos futuros, ou seja, quando a empresa
desembolsa recursos visando obter um retorno futuro sob a forma de
produtos fabricados (WERNKE, 2004).
Perdas
é o consumo involuntário ou anormal de um bem ou serviço, fatos
ocorridos em situações excepcionais que fogem da normalidade das
operações da empresa. As perdas constituem-se de eventos indesejados
como: Incêndio, greves, inundações, perda de matéria prima, etc.
(MARTINS, 2001).
As
despesas correspondem aos gastos relativos ao consumo de bens ou
serviços que tem relação direta ou indireta com o processo de obtenção
de receitas da entidade. Os gastos com pessoal da administração, gastos
relativos à venda, depreciação de bens da área comercial ou
administrativa são despesas (WERNKE, 2004).
Desperdício
trata-se do consumo intencional, que por alguma razão não foi
direcionado à produção de um bem ou à prestação de um serviço, quando os
custos e as despesas são utilizados de forma ineficiente. São
considerados desperdícios todas as atividades que não agregam valor e
que resultam em custos desnecessários aos produtos, como por exemplo, a
produção de itens defeituosos (WERNKE, 2004).
Custo
é a parcela do gasto utilizada diretamente pela produção. É a soma de
todos os valores agregados ao bem desde o início até o final do processo
de transformação, e que será usado como base na formação do preço de
comercialização. São exemplos de custos, a mão de obra da fábrica,
depreciação de equipamentos da fábrica e matéria prima (DUTRA, 2003).
2.1 Controle de Custos como Vantagem Competitiva
A
alta competitividade e a enorme carga tributária, aliada às mudanças
constantes do mercado e a busca incessante dos clientes por produtos e
serviços de alta qualidade e preços mais acessíveis cria, a cada dia,
mais dificuldades para as empresas permanecerem no mercado. Com as
margens sobre os preços cada vez mais comprimidas pela concorrência,
torna-se cada vez mais importante o trabalho dos administradores na
busca pela redução de custos, principalmente de desperdícios e excessos
que se verificam na organização, obtendo assim, lucratividade para a
mesma e garantindo sua sobrevivência no mercado (ZANLUCA, 2009).
Para
Cunha (2009) encontrar a fórmula exata para reduzir os custos de uma
empresa é um desafio menos tortuoso se estabelecido a partir de um
planejamento bem elaborado, principalmente se adotado antes de se fazer
um investimento qualquer no negócio.
Quando
se fala em redução de custos, principalmente em momentos de crise, a
primeira ação a tomar pelas empresas é a demissão dos colaboradores. Na
verdade, a percepção sobre a redução de custos deve ser ampliada e
revista periodicamente pela empresa, pois os gastos também podem estar
relacionados com custos com pessoal, que engloba treinamento, despesas
com viagens, folha de pagamento e também com sistema de compras,
logística, investimentos em tecnologia, materiais de consumo, ações
comerciais e de marketing e serviços contratados, sendo necessário agir
com urgência para não comprometer parte ou todo o negócio, considerando
que o mais importante não é “fazer”, mas sim “saber fazer”, para
alcançar resultados desejados (DAL´BÓ, 2009).
O
controle de custos permite que a formação do preço de venda seja feito
com mais exatidão, garantindo a lucratividade, também auxilia na tomada
de decisão de manter ou não uma linha de produção, evitando assim, que a
empresa mantenha a produção de um produto ou serviço, operando com
prejuízo. Zanluca (2009, p.01) menciona que um sistema de custos
adequadamente implantado permite gerar informações, que, analisadas em
conjunto com as mudanças do mercado, o preço de venda, o volume de
vendas e outros dados, trarão subsídios indispensáveis aos
administradores. Não se trata de burocratizar, mas de aproveitar
informações valiosas para controle dos custos empresariais, podendo
proporcionar aos administradores uma visão mais minuciosa de cada setor
de sua empresa.
Os
administradores necessitam conhecer a realidade da empresa e dispor de
informações rápidas e confiáveis, que lhes auxiliem na tomada de
decisões com bases mais sólidas e eficazes, possibilitando assim, o
alcance e até a superação das metas estabelecidas. A competitividade
acentua ainda mais a necessidade de uma gestão de custos eficaz, visando
obter a excelência empresarial, de modo que, custos mal calculados e
mal incorporados aos produtos, afetam profundamente a empresa,
independente de porte, ramo ou mercado atuante (MORETÃO, 2009).
Zanluca
(2009) acrescenta que uma empresa que possua um sistema de controle de
custos eficiente consegue controlar suas atividades, tendo como
finalidade, a redução dos custos de seus produtos e a melhora da
produtividade, obtendo assim, vantagem competitiva frente à
concorrência, aumento da demanda, obtendo como resultado, a ampliação de
sua importância no mercado.
2.2 Falhas dos Programas de Custos
Segundo
Rodrigues (2009), é comum encontrar exemplos de programas de redução de
custos que, por falta de uma análise mais detalhada da situação da
empresa, ou por serem realizados por pessoas com pouca experiência na
área, acabam fracassando e, em alguns casos, agravam ainda mais a
situação.
O
autor comenta que o fracasso dos programas de custos não se dá por
apenas um erro, mas por um conjunto deles e menciona os dez principais
erros dos programas de custos implantados sem um detalhamento técnico,
conforme apresentado a seguir:
1) Não ter uma planilha de custo detalhada por centros de custos e composto de custos;
2) Não atrelar o fluxograma da empresa as planilhas dos centros de custos;
3) Não ter um verdadeiro gestor de custos;
4) Não ter um programa de redução de custos, mais sim uma vontade de reduzir custos;
5) Não treinar todos os empregados no programa de redução de custos;
6) Não ter conhecimentos específicos de análise e redução de custos;
7) Não envolver completamente os empregados no modelo de gestão de custos;
8) Iniciar o programa de redução de custos reduzindo os custos com pessoal;
9) Não ter o exemplo da diretoria;
10) Achar que pode estabelecer um valor linear para se cortar todos os custos. (RODRIGUES, 2009, p. 01).
Segundo
o autor, estes são os principais erros, mas é evidente que existem
muitos outros que, apesar de não serem tão “perigosos” ao funcionamento
de um programa, devem ser evitados para garantir que os resultados
desejados sejam alcançados.
2.3 Estratégias de Redução de Custos
Neste
novo contexto econômico, em que já não se sabe mais de onde vem a
concorrência, as organizações devem estar constantemente criando novas
alternativas de redução de custos, independente do momento ou situação
em que se encontram. Abaixo são listadas algumas estratégias que Brunt
(1992) descreve como importantíssimas para uma efetiva redução de
custos, tais como: controle de crédito, percepção financeira, política
de preços, estratégia de recursos humanos e publicidade.
O
controle de crédito é uma alternativa que possibilita a realização de
descontos mais conscientes, visando um aumento dos negócios e
consequentemente do caixa. Também é importante informar bem os clientes
sobre suas condições de pagamentos, evitando atrasos dos mesmos.
Analisar antecipadamente as condições que o cliente possui para arcar
com a divida e, insistir no pagamento antecipado para maus pagadores e
novos clientes, ajuda a reduzir futuros gastos desnecessários,
principalmente com ações de cobrança.
A
percepção financeira auxilia os empregados a estarem informados sobre a
situação da empresa, pois estando a par dos fatos, seguirão mais
facilmente a política da empresa. Cada um precisa saber qual o seu papel
a ser desempenhado dentro da organização, a fim de se comprometerem ao
alcance das metas. Transmitir confiança quanto à saúde financeira da
empresa e criar métodos para prever variações futuras, auxilia os
gestores a tomar decisões mais rapidamente, garantindo o bom
funcionamento das atividades.
A
empresa deve possuir uma boa política de preços como forma de maximizar
as vendas e os lucros. Deve estar sempre atenta às mudanças de preço
dos concorrentes e do mercado. Aproveitar os setores ou produtos com
baixa concorrência para obter uma margem de lucro maior. Sempre é bom
ver quem é o líder de preços do seu mercado, observar o que ele está
fazendo e quais os efeitos de suas ações. É importante avaliar o efeito
de uma redução de preços nos lucros e verificar se o aumento das vendas
será suficiente para que a receita atinja o resultado anterior.
Deve-se
criar uma estratégia de recursos humanos, pois cada pessoa possui
características diferentes, por isso, com a delegação de atividades que
correspondam às competências de cada funcionário, a empresa poderá
utilizar todo o seu potencial produtivo. É aconselhável verificar em
todas as áreas da organização se a quantidade de pessoal é realmente
necessária e envolver gerentes e supervisores para avaliar a necessidade
de redução de pessoal. Outra estratégia é a eliminação de
departamentos desnecessários, que pode ser compensada incentivando a
equipe a trabalhar mais, modificando os métodos de remuneração e
reduzindo a rotatividade de pessoal. Nesse processo é importante a
avaliação de desempenho para ver a evolução dos colaboradores.
A
publicidade é uma questão que apesar de parecer simples, envolve vários
pontos que devem ser analisados para se chegar ao resultado desejado.
Algumas medidas podem ser tomadas para se alcançar um melhor
aproveitamento dos recursos investidos como: gastar menos em publicidade
nas épocas mais fracas; aproveitar os eventos locais para obter
publicidade local; procurar gastar menos em cada anúncio, negociando o
preço das propagandas; controlar a distribuição de brindes e presentes
e; analisar a eficiência da propaganda.
3 METODOLOGIA
No
primeiro momento utilizou-se a pesquisa bibliográfica para se ter maior
conhecimento do tema abordado. Segundo Silva (2009), a pesquisa
bibliográfica é elaborada a partir de material já publicado, composto
principalmente por livros, artigos de periódicos e, atualmente, com
material disponível na internet.
Para
avaliar as medidas que estão sendo tomadas pelas empresas, com o
intuito de verificar se as empresas realizam controle dos custos,
utilizou-se a pesquisa exploratória. De acordo com Silva (2009), envolve
o levantamento bibliográfico, entrevistas com pessoas que tiveram
experiências práticas com o problema pesquisado e análise de exemplos
que estimulem a compreensão.
Com
relação às grandes empresas, foram coletados dados secundários a partir
de sites na internet e nas empresas regionais e locais, os
pesquisadores fizeram visitas às empresas, onde as informações foram
obtidas por meio de entrevistas com seus representantes, utilizando-se
de questionário estruturado.
4 REDUÇÃO DE CUSTOS NAS EMPRESAS
O
controle de custos é uma ferramenta fundamental para a sobrevivência da
organização no mercado. A saúde financeira de uma empresa indica sua
capacidade de superar crises e de se manter em equilíbrio, frente às
variações na economia.
Com
base neste contexto, realizou-se uma pesquisa sobre redução de custos
em três grandes empresas: Petrobrás, Vale e Brasil Foods. Sobre o mesmo
tema, investigou-se seis organizações regionais e locais, sendo
pesquisados três supermercados da cidade de Francisco Beltrão, duas
empresas comerciais da cidade de Renascença e uma cooperativa agrícola
de Abelardo Luz.
4.1 Redução de Custos em Grandes Empresas
Santos
(2009) menciona um plano de redução de custos implantado pela
Petrobrás, com o objetivo de reduzir custos dos produtos e serviços que
lhe são fornecidos, em até 30%. Usando de todo seu “poder de fogo”, a
estatal cancelou os editais ainda em curso e chamou os fornecedores mais
recentes para renegociar os contratos, objetivando a redução dos custos
finais de seus projetos. A pressão da estatal vem em decorrência da
queda no preço do petróleo, de US$120,00 para US$50,00 o barril, fazendo
com que as receitas da petrolífera desabassem. Apesar de já ter obtido
resultados, como é o caso do afretamento (aluguel) de um navio do tipo
Aframax, que teve seu preço reduzido em exatos 30%, a Petrobrás ainda
encontra muita resistência por parte das empresas que estão preocupadas
com as pressões da estatal sobre os preços.
Luna
(2009) mostra que a Vale, outra estatal brasileira, também está
buscando redução de custos através de negociação com fornecedores, além
de investir em frota própria e diminuir a produção em minas de maior
custo. Com estas medidas a Vale já conseguiu obter, do último trimestre
de 2008 ao primeiro trimestre de 2009, uma redução de custos de 600
milhões de dólares. Esta redução deve-se especialmente ao aumento no
volume de produção e a recuperação das operações em minas de menor
custo.
Por
fim, o caso de maior repercussão, que foi a união das duas maiores
empresas do setor alimentício brasileiro: Sadia e Perdigão. A criação da
nova gigante, Brasil Foods, como será conhecida a nova empresa, poderá
gerar uma economia de até R$4 bilhões (SADIA..., 2009). A economia virá
principalmente da redução de gastos com logística e distribuição,
enxugamento da estrutura administrativa e queda nos custos das
mercadorias vendidas. Poderá haver também uma economia significativa nas
despesas com marketing, já que atualmente a Perdigão atua com três
agências de publicidade e a Sadia com cinco. Outro ponto positivo desta
união é o aumento do poder de barganha, não só na compra de insumos, mas
também na venda para o varejo, porém aumenta a preocupação de outras
empresas que atuam no mesmo nicho de mercado.
4.2 Redução de Custos em Pequenas Empresas
Na
pesquisa realizada em organizações regionais e locais, verificou-se que
os supermercados possuem formas de controle diárias, cujo objetivo é
melhorar a utilização dos recursos e evitar desperdícios, como é o caso
de produtos perecíveis, principalmente, frutas e hortaliças que possuem
um período curto de comercialização e necessitam de um controle rigoroso
para que não haja excessos no momento da compra. Também são utilizadas
formas de controle mensais para avaliar o resultado do período e saber
quais gastos podem ser reduzidos.
Segundo
os gerentes dos supermercados pesquisados, os resultados deste processo
são satisfatórios, mas sempre podem ser melhorados. Para eles, o
controle possibilita que se observe onde estão os erros, eliminando-os
em sua origem e gerando um melhor aproveitamento das mercadorias, menor
custo final e o que todo empresário deseja: lucro maior.
As
duas empresas de Renascença, uma que atua com comércio de presentes e
outra com comércio de roupas, buscaram uma alternativa semelhante:
demitiram uma funcionária, ficando com apenas duas. A empresa de
presentes passou a deixar as luzes da vitrine acesas apenas nos finais
de semana e deixou de comprar produtos de pouca movimentação para
reduzir custos de estoque. A empresa de roupas passou a deixar acesas
durante a noite, apenas as luzes da vitrine e eliminou uma linha de
telefone, das duas que possuía na empresa para reduzir despesas.
No
caso da cooperativa que possui como atividade a compra e venda de
cereais, buscou na economia de recursos, uma alternativa para reduzir
seus custos. Passou a utilizar em todos os setores da empresa folhas de
papel reciclável e trocou todas as lâmpadas incandescentes por
fluorescentes para reduzir o consumo de energia elétrica. Também está
elaborando um projeto para instalação de sensores de iluminação, para
que seja utilizada apenas a energia necessária.
Apesar
de tudo o que já vem sendo feito, os entrevistados afirmam que ainda há
a necessidade de se fazer muito mais, pois este é um processo contínuo
onde é preciso estar sempre atento às mudanças. Porém, a busca pela
excelência na gestão de custos esbarra em algumas barreiras, como a
falta de profissionais qualificados na área e o comodismo.
Sendo
assim, observa-se a importância de investir na capacitação dos
profissionais responsáveis pelo setor financeiro destas empresas,
aumentando seu potencial na tomada de decisões e deixando-as mais
competitivas.
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Tendo
em vista a evolução do cenário econômico, cada vez mais globalizado e
de concorrência acirrada, observa-se a importância do gerenciamento de
custos eficaz, possibilitando que a organização possa oferecer produtos
de maior qualidade com o menor custo possível. Este controle pode ser
simples de ser elaborado, mas deve-se tomar cuidado na captação e
utilização das informações para não haver falhas que possam comprometer o
desenvolvimento do projeto.
No
estudo verificou-se que nas grandes empresas a redução de custos é um
assunto estratégico. Algumas grandes empresas, como Petrobrás e Vale,
estão buscando na renegociação com seus fornecedores, formas de reduzir o
custo de seus projetos. Mas a redução de custos também pode ser feita
utilizando outros meios, como uma política de recursos humanos ou uma
reestruturação do sistema logístico, buscando mais eficiência com menor
utilização de recursos.
Constatou-se
que as pequenas empresas também buscam reduzir custos. Apesar de não
ser informado pelas empresas, a existência de planejamento ou sistema de
custos, as mesmas utilizam diversas formas de controle de custos para
se manter competitivas. Porém, pelo fato destas empresas serem de
pequeno porte e muitas vezes de administração familiar, não possuem
condições de dispor de um profissional qualificado que possa explorar as
melhores alternativas, o que possibilitaria maior competitividade a
estas organizações.
Fonte do Artigo Artigonal SC